従業員 20〜200名 で「各自ChatGPT」「部門ごとに別アカウント」が広がると、機密入力 · 監査不能 · コスト不明が同時に起きます。
本記事は illustrative な移行チェックリストとして、禁止から始めるのではなく 公式ワークスペース で置き換える設計を整理します。
1. Shadow IT の典型
| パターン | リスク |
|---|---|
| 顧客情報を個人スレッドへ | 情報持ち出し |
| 部門別アカウント乱立 | 請求 · 権限不明 |
| プロンプト資産が個人PC | 退職で消失 |
2. 公式ワークスペースの最低要件
| 要件 | 目的 |
|---|---|
| サーバー側実行 | 端末にデータを残さない |
| ロール別ツール | 用途を分離 |
| 承認付き下書き | 自動送信しない |
| 利用ログ（メタデータ） | 監査 · 改善 |
| コスト上限 | 暴走防止 → BYO AI設計 |
3. 移行チェックリスト（8項目 · illustrative）
- [ ] 利用ポリシー1枚（入力禁止データ定義）
- [ ] 代表ユースケース3つに絞る
- [ ] 4週間パイロット · 20名以内
- [ ] 成功指標：週次利用 · 再作業率（illustrative）
- [ ] 個人ChatGPTは「例外申請」のみ
- [ ] 3分簡易診断 で優先領域を合意
- [ ] PoC後 本番境界 を別契約
- [ ] 無料DX診断 で全社優先度を更新
4. BizPilotAI 参照
本番SaaS例：BizPilotAI 事例 · Portfolio
5. まとめ
- Shadow IT 対策は 禁止令 より より良い公式体験
- 数値 · 期間は illustrative — 自社PoCで検証
- 次の一手：AI Concierge · 無料DX診断
