> 本記事について
> 本記事は、企業展示会やBtoBイベントで実際に起こり得る課題をもとに、BizNavi Kikakuが設計した企画モデルケースです。実在する特定の企業、展示会、主催者、出展者への導入実績や実測成果を示すものではありません。
> 実際の企画内容、使用サービス、データ取得方法、CRM・SFA・名刺管理サービスとの連携、運営方法などは、出展規模、営業体制、既存システム、予算、個人情報の取扱方針などに応じて個別に設計します。
「今回の展示会、大成功でしたね」
「ブースにはたくさん人が来ました」
「名刺も500枚集まりました」
「デモも好評でした」
それは、素晴らしいことです。
では、その次に少しだけ質問してみます。
「その500人のうち、今すぐ相談したい人は誰ですか？」
「半年後に検討しそうな人は？」
「営業課題に困っていた人は誰ですか？」
「技術担当者と詳しい話をしたいと言っていた人は？」
「誰が、何を約束しましたか？」
「次に、誰が連絡しますか？」
「……そこまでは、まだ整理できていません」
企業展示会では、こんなことが起こります。
ブースには人が来た。
名刺も集まった。
製品説明もした。
デモも見てもらった。
営業担当者も技術担当者も、何人もの来場者と話した。
確かに、その日は成功した。
でも、展示会が終わると。
机の上には大量の名刺。
スマートフォンには写真。
ノートには走り書きのメモ。
営業担当者の頭の中には、
「あの人、かなり興味を持っていたな」
という記憶。
技術担当者の頭の中には、
「具体的な相談をしていた会社があった」
という感覚。
そして数日後。
名刺情報を整理する。
お礼メールを送る。
営業担当者へ渡す。
その頃には、当日の会話が少しずつ薄れていく。
誰が何に困っていたのか。
何に興味を持ったのか。
何を約束したのか。
そこが分からないまま、
「先日は弊社ブースへお越しいただき、ありがとうございました」
という同じメールを送る。
もし、そうなっているとしたら。
私たちは展示会で生まれた価値を、まだ十分に活かし切れていないのかもしれません。
BizNavi Kikakuが考える展示会のゴールは、名刺を集めることではありません。
展示会で生まれた会話を、次の行動へつなげること。
今回は、企業展示会を「名刺を集めて終わり」にせず、会話、課題、興味、次の約束をつなぎ、商談へ進める「商談・フォロー自動化構想」の企画モデルケースをご紹介します。
想定するのは、BtoB企業が業界展示会へ出展するケースです。
展示期間は3日間。
ブースには、
* 営業担当者
* 技術担当者
* 企画担当者
* 管理職
などが参加します。
来場者もさまざまです。
まず情報収集したい人。
業界動向を知りたい人。
具体的な課題を持っている人。
複数社を比較している人。
技術的な確認をしたい人。
導入時期や予算まで考えている人。
しかし展示会が終わると、その多様な来場者が、
「獲得名刺500件」
という一つの数字にまとめられることがあります。
500件。
700件。
1,000件。
もちろん、それも重要です。
でも本当に次の営業活動へ活かしたいのは、その先です。
誰と話したのか。
何に困っていたのか。
何に興味を持ったのか。
いつ頃検討しそうなのか。
何を約束したのか。
次に誰が動くのか。
そこまでを、一つの展示会成果として考えます。
1．集客と商談が切れている
展示会前には、多くの準備をします。
ブースデザイン。
案内メール。
SNS。
営業先への告知。
展示物。
デモ。
資料。
そして当日。
たくさんの人が来る。
でも、
なぜその人がブースに来たのか
が残っていないことがあります。
新しい情報を知りたかったのか。
具体的な課題があったのか。
比較検討中だったのか。
単に通りかかったのか。
そこが分からなければ、展示会後の対応は難しくなります。
2．名刺と会話が切れている
名刺には、
会社名。
部署。
役職。
氏名。
連絡先。
が書かれています。
でも、展示会で本当に重要だった情報は、名刺の外にあります。
「営業の引き継ぎで困っている」
「Excel管理が限界」
「現場から情報が上がってこない」
「来期にシステムを見直す予定」
「まず技術担当者と話したい」
「一度デモを見たい」
こうした会話です。
名刺はある。
でも、会話が残っていない。
すると営業担当者は、フォローのときにまた最初から聞くことになります。
3．営業と技術担当が切れている
展示会では、営業担当者だけが話すとは限りません。
技術担当者が専門的な質問に答える。
企画担当者が新しい構想を説明する。
経営者同士が話す。
現場担当者同士が具体的な相談をする。
そこで良い会話が生まれても、その内容が営業担当者へ十分に伝わらないことがあります。
後日、別の担当者から、
「どのようなことにお困りですか？」
と改めて聞かれる。
来場者からすれば、
「展示会で話したはずなのに」
となります。
これは小さなことに見えて、信頼を落とす原因になります。
4．当日と翌日が切れている
展示会当日は忙しい。
次々と人が来る。
説明する。
名刺を交換する。
デモを見せる。
また次の人が来る。
そのため、
「あとで整理しよう」
となりがちです。
しかし展示会終了後には、
通常業務。
移動。
会議。
別の営業案件。
が待っています。
そして数日後。
大量の名刺を見ながら、
「この人、何の話をした人だっけ？」
となる。
展示会の熱量と、営業フォローの時間が切れてしまうのです。
5．マーケティングと営業が切れている
展示会後、多くの企業が一斉メールを送ります。
「ご来場ありがとうございました」
「資料はこちらです」
「ご相談ください」
もちろん、悪いことではありません。
でも、全員が同じ状況ではありません。
今すぐ相談したい人。
半年後に検討する人。
情報収集だけの人。
技術資料が欲しい人。
経営課題を相談したい人。
それなのに、全員へ同じ内容を送る。
営業担当者には、大量の見込み客情報が渡される。
そして、
「結局、誰から連絡すればいい？」
となります。
展示会後の課題というと、
「フォローが遅い」
とよく言われます。
だから、
「お礼メールを自動化しましょう」
という提案が出ます。
確かに、早く連絡することは大切です。
でも、本当の問題は、速度だけでしょうか。
展示会で、
「営業記録の属人化に困っています」
と話した人へ、
翌日に、
「弊社ではさまざまなサービスを提供しています」
という一般的なメールが届く。
これでは、早くても会話の続きにはなりません。
必要なのは、
連絡の自動化ではありません。
会話の継続設計です。
最初に「何枚集めるか」を決めない
展示会の目標として、
「名刺500件」
「リード1,000件」
を掲げることがあります。
もちろん、目標として分かりやすい数字です。
でも、BizNavi Kikakuでは、その前に考えます。
展示会が終わったあと、どんな次の行動が残れば成功なのか。
例えば、
個別相談につながる。
オンラインデモを予約する。
現場ヒアリングを行う。
技術確認の場を設ける。
見積相談へ進む。
業界別の資料を送る。
半年後に再度話す。
そこから逆算して、展示会を設計します。
名刺が100枚でも、そのうち30件で次の行動が決まった。
一方、名刺が1,000枚集まったけれど、次の動きが分からない。
どちらが事業成果につながりやすいでしょうか。
だから、
名刺枚数の前に、次の行動を設計する。
そこから始めます。
これまで展示会では、
* ブース来場者数
* 名刺獲得数
* 資料配布数
* アンケート回答数
などが重要な指標でした。
もちろん、それらも大切です。
しかし今回のモデルケースでは、さらに次の視点を加えます。
BUSINESS ISSUE
どんな課題を持っていたか。
INTEREST
何に興味を持ったか。
TIMING
いつ頃検討する可能性があるか。
NEXT ACTION
次に何をするか決まったか。
OPPORTUNITY
実際の相談や商談につながったか。
つまり、
何枚集めたか
だけではなく、
何件、次の行動が決まったか。
を見る。
それによって、展示会の企画も、現場の会話も変わります。
来場者全員に同じ説明をしない
展示会には、さまざまな目的の人が来ます。
情報収集者
まず業界の動向を知りたい。
まだ具体的な検討はしていない。
課題認識者
困っていることはある。
でも、どう解決すればいいか分からない。
比較検討者
複数の企業やサービスを比較している。
違いを知りたい。
具体相談者
現場の課題を持っている。
自社の場合に何ができるか聞きたい。
決裁関与者
費用。
成果。
導入条件。
体制。
リスク。
そこまで確認したい。
この人たち全員に、
同じ10分間の会社説明。
同じ製品デモ。
同じパンフレット。
を出しても、相手には刺さりません。
だから、
同じブースでも、話すべきことは違う。
と考えます。
展示会では、つい製品説明から入りたくなります。
「弊社はこのような会社です」
「このシステムには、こんな機能があります」
「AIを使っています」
「他社との違いはここです」
でも、来場者が本当に知りたいのは、
「自分の課題に関係があるか」
です。
そこで、ブースの入口を変えます。
例えば、
どの課題に近いですか？
* 営業が属人化している
* Excel管理を減らしたい
* 現場情報が見えない
* AIを使いたいが、何から始めればいいか分からない
* システムがバラバラ
* 新規事業を形にしたい
といった入口から会話を始めます。
すると、
製品の話からではなく、
相手の困りごと
から会話が始まります。
展示会スタッフの役割も変わります。
たくさん説明する人。
ではありません。
大切なのは、
相手が何に困っているかを見つけること。
です。
そのために、質問もシンプルにします。
「今日は何を探しに来られましたか？」
「今、どんな業務に困っていますか？」
「すでに何か対策されていますか？」
「変えるとしたら、いつ頃ですか？」
「次に、どんな情報があれば検討しやすいですか？」
長いヒアリングは必要ありません。
展示会の限られた時間で、
次の会話を始めるために必要な情報
を見つけます。
会話の中で「次の一歩」を残す
展示会スタッフに、大量の入力作業を求めてはいけません。
忙しい現場で、
20項目。
30項目。
長文メモ。
を残そうとすると、運用は続きません。
そこで、会話終了時に最低限だけ残します。
WHO
誰と話したか。
ISSUE
何に困っているか。
INTEREST
何に興味を持ったか。
TIMING
検討時期はどの程度か。
NEXT
次に何をするか。
例えば、
> 営業部長
> 商談記録の属人化が課題
> 営業会話の整理に関心
> 今期中に情報収集
> 来週オンラインデモを案内
ここまで残れば、後日名刺を見たときに、
「誰だったか分からない」
ではなく、
会話の続きから始められます。
名刺ではなく「次の約束」を持ち帰る
今回のモデルケースで重要なのが、
NEXT ACTION CARD
という考え方です。
実際にカードを作る必要はありません。
大切なのは、会話の最後に、
「次に何をするか」
を決めることです。
資料を見る
業界別の事例を送る。
デモを見る
オンラインデモの日程を調整する。
課題を整理する
短時間のヒアリングを行う。
技術確認する
専門担当者につなぐ。
今は検討しない
無理に追わず、適切な時期に再接触する。
「また連絡します」
で終わらせない。
次の一歩を、その場で決める。
それだけで、展示会後の営業活動は変わります。
展示会へ来た人全員が、今すぐ顧客になるわけではありません。
これは当然です。
まだ情報収集の段階かもしれない。
来期予算かもしれない。
担当者は興味があるが、社内課題が整理されていないかもしれない。
だから、
全員へ商談を迫る。
全員へ電話する。
全員へ何度もメールする。
必要はありません。
大切なのは、
今の状態に合った次の接点を残すこと。
です。
今すぐ話す人。
資料を読む人。
少し時間を置く人。
今回は追わない人。
その違いを理解します。
名刺・会話・担当者・次の行動をつなぐ
展示会では、多くの情報がバラバラになります。
名刺管理サービス。
QR。
紙のメモ。
スマートフォン。
CRM。
SFA。
メール。
カレンダー。
営業担当者の記憶。
これらすべてを、新しい巨大システムへ置き換える必要はありません。
必要なのは、
営業が次に動ける状態
です。
来場者情報
誰と会ったか。
↓
会話内容
何に困っていたか。
↓
興味
何に反応したか。
↓
次の行動
何を約束したか。
↓
担当者
誰が動くか。
↓
フォロー
いつ動くか。
↓
商談
次の会話へ進む。
システムを一つにすることが目的ではありません。
データを一つにするのではない。
次の行動を一つにつなぐ。
それが目的です。
展示会後のフォローも、相手の状態によって変えます。
すでに課題があり、次の話を希望している。
展示会当日から次の営業日までに、担当者へ引き継ぐ。
当日の会話内容を踏まえて連絡する。
「先日はありがとうございました」
だけではありません。
「営業記録の属人化についてお話しした件ですが」
と、会話の続きから始めます。
今すぐ相談ではない。
でも、テーマには関心がある。
数日後に、
その人の関心に合う資料。
事例。
解説記事。
などを届けます。
導入は半年後。
次年度。
まだ時期ではない。
この人に、毎週営業メールを送る必要はありません。
適切な時期に、
関連情報。
業界事例。
検討を始めるきっかけ。
を届けます。
現時点では、自社サービスと合わない。
それでも、無理に追い続ける必要はありません。
展示会の成果は、
全員を顧客にすること
ではありません。
誰と次に話すべきかを理解すること
も、大切な成果です。
相手に合う次の一歩を届ける
展示会フォローで大切なのは、スピードです。
しかし、
早いだけ
では十分ではありません。
大切なのは、
相手が何に困っていたか。
何に興味を持ったか。
何を知りたいか。
次に何を約束したか。
それを踏まえたフォローです。
自動化は、そのために使います。
ここで、初めて自動化やAIを考えます。
何でも自動化する必要はありません。
* 情報を整理する
* 担当者へ知らせる
* タスクを作る
* 定型案内を送る
* 対応期限を管理する
* フォロー漏れを見つける
* 会話メモを整理する
* 課題を要約する
* 次の行動候補を出す
* フォローメールの文案を作る
* 重複情報を整理する
* 相手を理解する
* 優先順位を判断する
* 提案する
* 信頼を作る
* 商談する
大切なのは、
自動化するのは、人間関係ではない。
ということです。
自動化するのは、
忘れること。
探すこと。
遅れること。
転記すること。
です。
人は、人にしかできない仕事へ集中します。
展示会後30日を「商談化期間」として設計する
展示会の終了日は、営業活動の終了日ではありません。
むしろ、
ここからが本番
です。
そこで、展示会後30日を一つの期間として設計します。
その日の重要な会話を共有する。
具体相談。
重要顧客。
次の約束。
を、日ごとに確認します。
名刺と会話を整理する。
誰が対応するか決める。
次の行動が決まっていない案件を確認する。
具体的な相談者へ連絡する。
展示会の会話を引き継ぐ。
誰と商談が進んでいるか。
誰が止まっているか。
誰に次の情報が必要か。
を確認します。
将来検討層へ、適切な情報を届ける。
今すぐの商談だけでなく、次のタイミングを作ります。
展示会全体を振り返る。
何人来たか。
だけではありません。
どんな課題が多かったか。
どんな説明が商談につながったか。
どの担当者が良い会話をしていたか。
どんな次の行動が多かったか。
を確認します。
展示会が終われば、
ブースは撤去されます。
ポスターは外されます。
展示物は運び出されます。
スタッフも通常業務へ戻ります。
でも、
展示会で生まれた会話は残せます。
相手の課題も。
関心も。
約束も。
次の行動も。
そこまで残っていれば、展示会は単発イベントではなくなります。
次の営業活動が始まる場所
になります。
展示会後に見る数字も変えます。
名刺500枚。
だけではありません。
VISITOR
どんな人と出会ったか。
ISSUE
どんな課題が多かったか。
INTEREST
何に反応したか。
NEXT ACTION
何件、次の行動が決まったか。
FOLLOW-UP
誰が対応しているか。
MEETING
何件、実際の商談へ進んだか。
こうした情報を見ることで、
「展示会は盛況だった」
を、
次回の営業改善
につなげます。
展示会の価値は、商談獲得だけではありません。
何人もの来場者と話すと、
市場の変化が見えてきます。
最近よく聞く課題。
増えている相談。
関心が薄くなっているテーマ。
想定していなかった利用方法。
競合と比較されるポイント。
展示会には、
顧客の生の声
があります。
その声が、営業担当者の記憶だけに残っているのは、とてももったいないことです。
会話を整理すれば、
営業改善。
商品改善。
新しい提案。
次回展示会。
コンテンツ企画。
へ活かせます。
つまり展示会は、
リードを集める場所
であると同時に、
市場を理解する場所
でもあります。
展示会では、
名刺。
QR登録。
フォーム。
アンケート。
会話記録。
など、さまざまな情報を扱います。
だからこそ、
何を取得するのか。
何に使うのか。
誰が見るのか。
どこまで営業フォローへ活用するのか。
を事前に整理します。
すべての情報を集めればいいわけではありません。
細かく記録すればいいわけでもありません。
必要な情報だけを。
適切な目的で。
適切な人が扱う。
それが前提です。
取れるから集める。
ではなく、
次の体験に必要だから、適切に扱う。
と考えます。
この構想を実現するために、
最初からCRMを全面刷新する。
専用アプリを作る。
すべての営業プロセスを変える。
必要はありません。
まず、小さく始めます。
Spark
展示会で、何を残したいのかを決める。
商談。
相談。
再接触。
市場理解。
目的を整理します。
Shape
どんな来場者が来るのか。
どんな会話をしたいのか。
どんな次の行動を用意するのか。
を決めます。
Stage
会話後に残す情報を最小限にする。
一部のスタッフ。
一部のブース。
一つの展示会。
から試します。
Connect
既存の、
名刺管理。
CRM。
メール。
カレンダー。
必要なものだけをつなぎます。
Sustain
展示会後のフォロー。
営業会議。
市場分析。
次回企画。
へ広げます。
最初から営業全体を変えない。
まず、一つの展示会で確かめる。
それが、現実的な始め方です。
展示会が終われば、
ブースはなくなります。
展示物も片づけられます。
来場者も帰ります。
でも、
「あの会社は、この課題に困っていた」
「あの担当者は、このテーマに強い関心を持っていた」
「次は技術担当者も交えて話すことになった」
という情報は残せます。
その情報が残れば、
出会いは、
名刺になり、
会話になり、
相談になり、
商談になります。
企業展示会にとって本当に残したい資産は、
名刺の束ではありません。
次に話す理由がある相手との関係です。
Sekimosoft合同会社では、ITやシステムだけでなく、イベント、業務改善、営業支援、コミュニティ、新規事業なども事業領域として考えています。
だから、
「名刺を自動登録しましょう」
「AIでメールを作りましょう」
だけでは終わりません。
誰に会いたいのか。
どんな課題を見つけたいのか。
何を話したいのか。
何を約束したいのか。
誰が次に動くのか。
そこから考えます。
既存の名刺管理サービスで十分なら、使います。
CRMがすでにあるなら、活かします。
紙のメモが現場に合うなら、必要な部分は残します。
本当に必要なところだけをつなぐ。
技術を入れることが目的ではありません。
展示会で生まれた会話を、次の商談へつなぐことが目的です。
展示会は大盛況だった。
ブースにも人が来た。
名刺もたくさん集まった。
それだけでも、価値のあることです。
でも、その先まで設計できれば、展示会の価値はもっと大きくなります。
誰と話したのか。
何に困っていたのか。
何に興味を持ったのか。
何を約束したのか。
次に誰が動くのか。
そこまでつながれば、
展示会は、
「名刺を集める場所」
ではなくなります。
次の商談が始まる場所
になります。
* 展示会では名刺が集まるが、商談につながらない
* 誰と何を話したのか、会期後に分からなくなる
* 営業と技術担当の引き継ぎがうまくいかない
* 毎回、同じお礼メールを一斉送信している
* 営業担当者が誰から連絡すべきか迷っている
* フォロー漏れが起きる
* CRMへの入力が後回しになる
* 展示会成果を名刺枚数以外で説明できない
* AIや自動化を使いたいが、どこに使うべきか分からない
* 展示会後の30日間をうまく活用できていない
* 次回展示会へ改善点を残せていない
その悩みは、名刺管理ツールを入れるだけでは解決しないかもしれません。
必要なのは、
展示会前、当日、展示会後を一つの営業体験として設計すること。
そして、
「誰と、何を、いつ話すか」を、その場から次へつなぐこと。
です。
BizNavi Kikakuは、
Spark
展示会で何を残したいのかを考える。
Shape
来場者との会話を設計する。
Stage
現場で無理なく動く形にする。
Connect
名刺、会話、担当者、次の行動をつなぐ。
Sustain
展示会後も商談化と改善を続ける。
という流れで、企画を考えます。
まだシステムが決まっていなくても構いません。
「展示会後のフォローを改善したい」
「名刺を商談につなげたい」
「営業と技術担当の会話を引き継ぎたい」
「誰が次に動くのか分かるようにしたい」
そんな段階から、一緒に考えます。
フォローを自動化したい。
それだけなら、世の中には多くのツールがあります。
でも、
展示会で生まれた会話を、途切れさせたくない。
名刺を、本当の商談へつなげたい。
という相談なら、必要なのはツール選びだけではありません。
誰に会いたいのか。
何を聞きたいのか。
何を残したいのか。
何を約束するのか。
誰が次に動くのか。
そこから企画を設計する必要があります。
名刺はある。
でも、次の行動が決まっていない。
だから、
その名刺を、次の商談へ。
それが、BizNavi Kikakuの考える企業展示会・商談フォロー設計です。
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